隨著信息技術的不斷發展，一個現代化的多功能會議室除了要滿足傳統簡單的會議要求外，還應具有高雅格調的優美音質、清晰的圖像演示。它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成，選取具備先進功能的DVD和錄像機以及實物和圖文傳送器，通過大屏幕投影機還原其圖像，通過中央集成控制設備，控制室內所有影音設備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調節等等功能，大大提高會議的工作效率和簡化復雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業知識。
　　智能多媒體會議系統，實現了數字會議系統與中央控制系統的無縫連接，整合了包括音響擴聲系統、會議討論系統、同聲傳譯系統、投票表決系統、自動跟蹤攝像系統、多媒體視頻系統以及網絡視頻會議系統等多個子系統；在無線觸摸屏操控下，通過中央集成控制系統將以上各子系統與整個會議環境有機的結合成為一個整體，實現了會議的智能化管理。
　　中央控制設備為系統設計之靈魂，集中了燈光、機械、投影及視音頻控制手段于一體，為使用者提供簡單、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整個空間環境各設備的狀態及功能。
　　多功能會議廳的音響效果需滿足國家廳堂擴聲系統設計的聲學特性指標標準。在建筑聲學配合的基礎上，一般還需要通過使用擴聲設備進行音效補償。
　　擴聲系統主要由三大部分組成：聲源、中央控制處理設備（調音臺）、揚聲器系統。
　　會議發言系統包括手拉手會議討論系統、投票表決系統和同聲傳譯系統。
　　在會議討論系統的每臺設備上增加投票表決功能，用來進行選舉及投票會議。
　　同聲傳譯系統用來進行國際間會議交流。使用多語種的參會代表一起開會的過程中，當使用任意一語種的代表發言時，由同聲翻譯員即時翻譯成其它語種，通過語言分配系統送達每一個參會代表前，使其可以選聽自己所懂的語言，達到多語言交流的目的。
　　自動跟蹤攝像系統可為會議提供高質量的現場視頻圖像信號資源。它能通過數字發言系統激活，在無人操作的情況下準確、快速地對發言人進行特寫。其采集到的信號可輸出給大屏幕背投影系統及遠程視頻會議系統。
　　發言系統的中央控制器的一個控制端口連接到視頻矩陣的控制端口，當發言系統的某話筒開啟后，中央控制器將串口命令發送給視頻矩陣，視頻矩陣根據預先設置好的操作程序，對相應的攝像機發出操作命令，并同時將此攝像機的拍攝的信號從輸出口輸出到會議視頻系統或遠程視頻會議系統。
　　隨著電腦技術的發展，多媒體視頻系統已成為現代會議系統不可或缺的部分，其內容主要包括可聯電腦的投影系統，實物投影系統，智能白板等，以滿足現代化信息交流的需要。通過它可以把已有的其他信號，如閉路電視，廣播電視、網絡電視會議信號等送入該多媒體會議系統；還可把每個會場的多媒體會議信號送出到網絡出口，進行網絡電視會議交流。
遠程視頻會議系統利用通信線路實時傳送兩地或多個會議地點與會者的形象、聲音、以及會議資料圖表和相關實物的圖像等, 使身居不同地點的與會者互相可以聞聲見影, 如同坐在同一間會議室中開會一樣。
　　智能會議系統與以往的會議系統相比，具有顯著的優點：集成化的設計使會議室中的所有設備有機的統一在一起，從而大大豐富了整個會議的功能，明顯提高了效率。液晶觸摸屏直觀化、可視化的操作界面使繁多設備的被控變得簡便、快捷。